(目的)

第1条　この規程は、文書管理について基本的な事項を定め、文書を適正に管理することにより、事務の適正かつ能率的な執行に資するとともに五泉市情報公開条例(平成18年五泉市条例第17号)に基づく情報公開制度の円滑な運用に資することを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書作成義務)

第3条　事案を処理する場合は、原則として文書を作成しなければならない。

(文書事務処理の原則)

第4条　職員は、文書をすべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が円滑に行われ、事務能率の向上に資するよう努めなければならない。

(文書事務の統括)

第5条　総務課長は、本市における文書事務を統括する。

(課長の職責)

第6条　課長は、常に職員をして文書の処理及び作成に習熟させ、その所属における事務文書が適正に処理されるよう留意しなければならない。

(文書主任等の設置)

第7条　課長の文書事務を補佐するため、課に文書主任を置く。

(文書主任の職務)

第8条　文書主任は、次に掲げる事項について関係職員を指導する。

(文書管理簿)

第9条　各課は、文書を収受し、又は発送する場合に必要な事項を記録する文書収発簿を備える。

(文書及び物品の受領並びに配付手続)

第10条　本市に到達した文書及び物品は、総務課において受領し、次に掲げるところにより処理するものとする。ただし、総務課以外の課に到達した文書及び物品は、当該課において処理するものとする。

(特殊文書の取扱い)

第11条　前条第1項の規定にかかわらず、次に掲げる特別扱いを要する文書及び物品(以下「特殊文書」という。)は、総務課で特殊文書処理簿に差出人その他必要事項を記載し、主管課に配布しなければならない。この場合において、第3号に掲げる文書については、到着日時を明記しなければならない。

(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)

第12条　本市に到達した文書で郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。

(勤務時間外の到達文書の収受)

第13条　勤務時間外に到達した文書は、当直員から引継ぎを受けた後、第10条及び第11条の規定により処理しなければならない。

(主管課等における文書等の処理)

第14条　文書主任は、総務課から配付又は直接収受した文書について、次に定めるところにより、自ら処理するもののほか、関係職員に処理をさせなければならない。

(他の課に関係のある収受文書の取扱い)

第15条　前条により処理した文書中に他の課に関係のある文書があるときは、速やかに関係のある課に回覧するか、写しを送付する等適当な措置を講じ、文書の余白にその事項を記載しなければならない。

(配付文書の処理)

第16条　第14条第1項第3号の規定により文書の配付を受けた担当者は、必要な関係職員に供覧し、文書を処理しなければならない。ただし、次に掲げるものは、速やかに課長の閲覧に付し、その指示を受けなければならない。

(処理方針及び即日処理の原則)

第17条　課長は、収受した文書の処理に当たり、自ら処理するもののほか、当該事務を担当する職員に処理方針を示し、絶えず文書の処理に留意し、事案が完結するまでその経過を把握しておかなければならない。

(ファクシミリで受信した文書の収受)

第18条　第14条から前条までの規定は、ファクシミリで受信した文書の収受についても準用する。

(電子メールの受信)

第19条　各課の組織用電子メールアカウントあての電子メールは、課長が指名した組織用電子メール受信担当者が受信し、自ら処理を行う場合を除き、速やかに担当者に転送しなければならない。

(電子メールの処理)

第20条　電子メールを受信したときは、電子メールの本文及び添付電子文書を印刷し、第14条から第17条の規定により処理するものとする。ただし、電子メールの内容が軽易な場合で、収受の必要が無いときは、省略することができる。

(窓口事務に係る文書の取扱い)

第21条　窓口において処理する事務に係る各種申請書、申告書、届出書等で課において収受する必要のある文書については、課で収受し、処理するものとする。

(文書の起案)

第22条　事案で特に重要なものを処理しようとするときは、あらかじめ決裁権限を有する者の処理方針を確かめたのち起案するものとする。

(起案の方法)

第23条　起案は、起案用紙(以下「起案書」という。)により起案しなければならない。ただし、課の個別事務でその処理について、特定の帳簿又は用紙を用いることが適当とするものは、当該課長が定める帳簿又は用紙を用い、定例若しくは軽易なものは文書の余白等を利用して行うことができる。

(起案書の使用要領)

第24条　起案書の使用に当たっては、次によらなければならない。

(決裁及び回議)

第25条　起案文書は、五泉市事務処理規則により定められた事務決裁区分により、起案者から順次直属の上司を経て、決裁権者の決裁を受けなければならない。

(合議)

第26条　起案の内容が他課に関係ある場合は、当該起案書を関係課長に合議しなければならない。

(回議及び合議の促進)

第27条　回議及び合議に当たって起案文書に認印する課員は、当該起案の意思決定に必要な最小限度とし、原則として、回議に当たっては主務係長、課長補佐及び課長、合議にあっては合議を受けた課の課長のみとする。

(代決及び後閲)

第28条　決裁者が不在であるときに五泉市事務処理規則の定めるところにより代決するときは、所定の欄に「代」と朱書きするものとする。

(起案内容の修正)

第29条　起案文書の記載事項のうち用字、用語、文体等の表記上の問題を除き、その内容を訂正した場合は、訂正した者が、その箇所に認印しなければならない。

(決裁月日の記入)

第30条　決裁を終えた起案文書は、決裁者又は起案者において、所定の欄に決裁年月日を記入しておかなければならない。

(文書の施行)

第31条　決裁済文書は、特に指示がある場合を除き、速やかに浄書、発送等の方法により施行しなければならない。

(浄書)

第32条　浄書は、次により行わなければならない。

(公印及び契印)

第33条　文書は、五泉市公印規程(平成18年五泉市訓令第5号)第10条の規定による押印の承認を得たうえで公印を押し、発送又は施行の手続をしなければならない。ただし、別表第1に指示がある文書は、押印の省略を行うものとする。

(秘密文書)

第34条　秘密又は親展の取扱いを要する文書を施行しようとするときは、その文書を封筒に入れ、「秘」又は「親展」の表示をしなければならない。

(市議会議案の処理)

第35条　市議会の議決(地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第96条第1項各号に掲げる事件の議決をいう。第3項において同じ。)若しくは承認、同意、報告等を要する文書は、決議後直ちにその決裁済文書を総務課長に送付しなければならない。

(規則等の処理)

第36条　課長は、規則、告示及び公告を公示し、訓令及び訓を令達しようとするときは、その決裁済文書を総務課長に送付しなければならない。

(文書収発簿の記載)

第37条　前2条に掲げる文書以外の文書を施行しようとするときは、各課において、文書収発簿又は第14条第1項第4号の規定により別に課長が定める帳簿に必要事項を記載し、その処理経過及び完結の状況を明らかにしなければならない。

(発送手続)

第38条　文書を発送しようとするときは、宛先及び発信課名を明記した封筒等に入れ、指定する時間までに本庁は総務課、支所は地域振興課に送付しなければならない。

(発送の実施)

第39条　総務課及び村松支所地域振興課は、発送文書について、種別、量目別、特殊取扱区分等に取りまとめ、発送の手続を取らなければならない。ただし、各課において発送の手続を取り扱うことが適当であると認める文書は、各課において発送することができる。

(ファクシミリ及び電子メールによる文書の施行)

第40条　次の各号のいずれにも該当する軽易な文書の施行については、ファクシミリ又は電子メールにより施行することができる。

(庁内文書の施行)

第41条　庁内文書は、グループウエアシステムの電子掲示板への掲載又は庁内電子メールによる送付等の電子的方法で施行することを原則とする。

(公告式)

第42条　条例、規則、規程等の公告式については、五泉市公告式条例(平成18年五泉市条例第3号)の定めるところによる。

(広報登載)

第43条　広報の登載については、五泉市広報発行規程(平成18年五泉市告示第1号)の定めるところによる。

(掲示)

第44条　五泉市公告式条例の規定により掲示を必要とする文書及び他の文書で掲示を必要とするときは、主管課において必要部数を作成し、総務課長に送付しなければならない。

(料金受取人払制度の利用)

第45条　料金受取人払の制度を利用しようとするときは、事前に総務課に申し出なければならない。

(文書整理の原則)

第46条　文書は、常に整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時に際して支障がないよう、あらかじめ適当な措置を講じておかなければならない。

(文書種別及び保存期間)

第47条　処理完結した文書の保存期間及び種別は、次のとおりとし、その基準は、保存年限基準表(別表第2)に定めるところによる。

(保存年限の設定、管理台帳等の作成等)

第48条　文書保存年限の決定又はその内容の変更は、主管課長が行うものとする。ただし、疑義がある場合は、総務課長と協議により決定するものとする。

(保存期間の起算)

第49条　完結文書の保存期間は、当該文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、文書番号が暦年によるものは、当該文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。

(簿冊の登録及び作成)

第50条　各課の文書主任は、文書を保管するための簿冊を、次に定めるところにより作成する。

(文書の編集)

第51条　担当者は、次に定めるところにより文書を簿冊に編集しなければならない。

(完結文書等の保管及び保存)

第52条　主管課長は、完結文書のうち当該年度に属するもの及び前年度に属するものは、課内の一定の場所に保管することを原則とし、その他のものは総務課長が指定した書庫に格納して保存するものとする。

(書庫への格納)

第53条　編集及び製本の終了した完結文書は、課内で保管するものを除き、文書分類基準表の区分に従って分類し、文書箱に収納して書庫に格納するものとする。ただし、課長が管理上文書箱に収納しないほうが合理的と判断するときは、文書箱に収納しないで書庫に格納することができる。

第54条　主管課長は、書庫を常に清潔に保ち、湿気及び虫害を防ぐとともに、喫煙その他一切の火気を使用させてはならない。

(文書の廃棄)

第55条　主管課長は、文書が保存年限を経過したときは、速やかに、廃棄しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第56条　廃棄を決定した文書のうち秘密に属する文書及び他に悪用されるおそれがある場合には、焼却し、裁断する等適当な方法を取らなければならない。

(歴史的文書の保存)

第57条　第55条第1項の規定にかかわらず、図書館長は、同項に規定する文書のうち歴史的価値があると認めるものについては、主管課長からこれを引き継ぎ、保存する。

(秘密文書等の取扱い)

第58条　秘密の取扱いを要する文書(以下「秘密文書」という。)については、各課で適宜文書整理簿を設け、課長の指示に従い処理するものとする。

(秘密文書の表示)

第59条　秘密文書で、秘密の取扱いを要する時期を限らないものにあっては「秘」の文字を、当該時期を限ったもの(以下「時限秘の秘密文書」という。)にあっては「時限秘」の文字を表示しなければならない。ただし、課長が不要としたものは、この限りでない。

(公示令達文書の種類及び性質)

第60条　公示令達文書の種類及び性質は、次に掲げるとおりとする。

(文書記号及び番号)

第61条　文書には、記号及び番号を付さなければならない。

(発信者名及びあて先名)

第62条　発送文書は、すべて市長名を用いる。ただし、事務委任等により職務権限を有する者は、その職氏名による。

(事務担当の表示)

第63条　施行する一般文書には、必要に応じて当該文書の末尾に課名、係名、電話番号等を表示する。

(刊行物等の送付等)

第64条　課長は、刊行物及び各種の統計、年報等(以下「刊行物等」という。)を作成したときは、速やかに総務課長に2部送付しなければならない。

(帳簿等の様式)

第65条　この規程に定める文書の処理に関する収受印、帳簿、用紙等の様式は、次のとおりとする。

(施行細則)

第66条　この規程の施行について必要な事項又はこの規程により処理し難いと認める文書の取扱いについては、総務課長が定める。