○五泉市文書規程

平成18年1月1日

訓令第4号

目次

第1章 総則(第1条―第9条)

第2章 収受、配布及び処理(第10条―第21条)

第3章 起案、回議及び合議(第22条―第30条)

第4章 施行(第31条―第45条)

第5章 整理、保存、廃棄等(第46条―第57条)

第6章 秘密文書の取扱い(第58条・第59条)

第7章 形式(第60条―第63条)

第8章 雑則(第64条―第66条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、文書管理について基本的な事項を定め、文書を適正に管理することにより、事務の適正かつ能率的な執行に資するとともに五泉市情報公開条例(平成18年五泉市条例第17号)に基づく情報公開制度の円滑な運用に資することを目的とする。

2 本市における文書の取扱いについては、別に定めのあるもののほか、この規程の定めるところによる。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面、フィルム、写真及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作成された記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし、次に掲げるものを除く。

 官報、白書、新聞、雑誌及び書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの

 図書館その他の施設において一般の利用に供することを目的として管理されているもの

 歴史的又は文化的な資料若しくは学術研究用の資料として特別の管理がなされているもの

(2) 紙文書 文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において職務に係る事案を記載したもの

(3) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるもの(文書の体裁に関する書式情報を含むものに限る。)をいう。

(4) 課 五泉市組織条例(平成18年五泉市条例第13号)第1条に規定する課、五泉市支所組織規則(平成18年五泉市規則第11号)第2条に規定する課、五泉市組織規則(平成18年五泉市規則第5号)第4条に定める会計課、社会福祉事務所、議会事務局、選挙管理委員会事務局、監査委員事務局、消防本部、農業委員会事務局、上下水道局、固定資産評価審査委員会並びに教育委員会の課及び所並びに館をいう。

(5) 課長 前号に定める課の長をいう。

(6) 供覧 収受文書のうち、起案を必要とせず単に閲覧によって完結する文書又は処理の手続について上司の指示を受ける必要があると認められる文書について、上司の閲覧に供することをいう。

(7) 回議 起案文書を起案者の直属系統の上司に回付し、その承認を求めることをいう。

(8) 合議 決裁を受けようとする事案に関係を有する他の課の長へ当該起案文書を回付し、その同意を得ることをいう。

(文書作成義務)

第3条 事案を処理する場合は、原則として文書を作成しなければならない。

(文書事務処理の原則)

第4条 職員は、文書をすべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が円滑に行われ、事務能率の向上に資するよう努めなければならない。

2 職員は、市民に対して説明責任を有することを認識し、常に文書の作成、管理、保存等について適正に事務を処理しなければならない。

(文書事務の統括)

第5条 総務課長は、本市における文書事務を統括する。

2 村松支所地域振興課長は、支所における文書事務を統括する。

3 総務課長及び村松支所地域振興課長は、文書事務が適正に処理されるよう指導及び改善に努めなければならない。

(課長の職責)

第6条 課長は、常に職員をして文書の処理及び作成に習熟させ、その所属における事務文書が適正に処理されるよう留意しなければならない。

(文書主任等の設置)

第7条 課長の文書事務を補佐するため、課に文書主任を置く。

2 文書主任は、課長が庶務を担当する係長又は上席の職員のうちから指定する。この場合において、各課長は、速やかに総務課に報告しなければならない。

3 課長は、文書主任を補助させるため、文書副主任を指名することができる。この場合において、課長は、速やかに総務課に報告しなければならない。

4 文書副主任は、文書主任の指示により、その職務の一部を補助するものとする。

(文書主任の職務)

第8条 文書主任は、次に掲げる事項について関係職員を指導する。

(1) 文書の収受、配付及び発送に関すること。

(2) 文書の作成に関すること。

(3) 文書並びに図書の整理、保管、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(4) 文書事務の改善指導に関すること。

(5) その他文書事務に関すること。

(文書管理簿)

第9条 各課は、文書を収受し、又は発送する場合に必要な事項を記録する文書収発簿を備える。

2 総務課に、次に掲げる文書を備える。

(1) 特殊文書処理簿

(2) 議案番号簿

(3) 公示令達番号簿

第2章 収受、配布及び処理

(文書及び物品の受領並びに配付手続)

第10条 本市に到達した文書及び物品は、総務課において受領し、次に掲げるところにより処理するものとする。ただし、総務課以外の課に到達した文書及び物品は、当該課において処理するものとする。

(1) 配付先の明確な文書及び物品は、文書配付棚により担当課に配付すること。

(2) 配付先の明確でない文書は、これを開封し配付先を確認したうえ、文書配付棚により担当課に配付すること。

(3) 棚入れできない小包は、配付先の主管課が総務課において受領すること。

2 2課以上に関連する文書は、最も関係の深い課等に配付するものとする。この場合において、その関係の度合いを定め難いもの又は異例に属するものは、総務課長がその配付先を定める。

(特殊文書の取扱い)

第11条 前条第1項の規定にかかわらず、次に掲げる特別扱いを要する文書及び物品(以下「特殊文書」という。)は、総務課で特殊文書処理簿に差出人その他必要事項を記載し、主管課に配布しなければならない。この場合において、第3号に掲げる文書については、到着日時を明記しなければならない。

(1) 市長、副市長及び個人あての親展(秘)文書

(2) 書留(簡易書留及び現金書留を含む。)等郵便局で扱うもので、特殊扱いによる文書

(3) 訴訟、不服申立てその他到達日時が権利の取得、変更又は喪失に関係する文書

(4) 総務課が電報を収受したときは、収受時刻を記載し、直ちに担当課に配布する。

2 特殊文書以外の文書を開封した際に現金その他金券が同封されていた場合においては、特殊文書として収受手続を行わなければならない。

(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)

第12条 本市に到達した文書で郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。

(勤務時間外の到達文書の収受)

第13条 勤務時間外に到達した文書は、当直員から引継ぎを受けた後、第10条及び第11条の規定により処理しなければならない。

(主管課等における文書等の処理)

第14条 文書主任は、総務課から配付又は直接収受した文書について、次に定めるところにより、自ら処理するもののほか、関係職員に処理をさせなければならない。

(1) 親展文書、個人あての郵便物及び電報は、直接名あて人又は当該事務担当係長に配付すること。

(2) 前号に規定するものを除き、すべて開封して、その文書の左上余白に収受印し、各課備付けの文書収発簿に必要事項を記載し、文書番号を当該文書に記入すること。ただし、刊行物、各種請求書、案内書及び事務連絡文書その他軽易な文書については、収受簿及び文書番号の記載を省略することができる。

(3) 課内の事務分掌に基づき、文書を事務処理担当者(以下「担当者」という。)に渡すこと。ただし、異例又は重要なものは、課長の指示を受けること。

(4) 秘密の取扱いを要する文書及び他の文書と区別して整理する必要がある文書は、第2号の規定にかかわらず、文書収発簿に代えて、別に課長が定める帳簿に記載することができる。

2 配付を受けた文書中にその課の所掌に属しないものがあるときは、理由を示して直ちに総務課に返付すること。この場合においては、前項各号による処理は行わないこと。

(他の課に関係のある収受文書の取扱い)

第15条 前条により処理した文書中に他の課に関係のある文書があるときは、速やかに関係のある課に回覧するか、写しを送付する等適当な措置を講じ、文書の余白にその事項を記載しなければならない。

(配付文書の処理)

第16条 第14条第1項第3号の規定により文書の配付を受けた担当者は、必要な関係職員に供覧し、文書を処理しなければならない。ただし、次に掲げるものは、速やかに課長の閲覧に付し、その指示を受けなければならない。

(1) 当該文書の収受を課長が確認する必要のあるもの

(2) 重要な事案で処理について直接指示を必要とするもの

(3) 処理について長期の日時を要すると認められるもの

(処理方針及び即日処理の原則)

第17条 課長は、収受した文書の処理に当たり、自ら処理するもののほか、当該事務を担当する職員に処理方針を示し、絶えず文書の処理に留意し、事案が完結するまでその経過を把握しておかなければならない。

2 担当者は、次に定めるところにより事案を処理しなければならない。ただし、事案の処理に相当の日数を要するとき、又は期限までに処理し難いと認めるときは、あらかじめ処理予定期限を定めて課長の承認を得なければならない。

(1) 原則として即日処理すること。

(2) 処理期限のあるものは、必ずその期限までに処理すること。

(3) 審査、照会等を要するものは、直ちにこれを行うこと。

(ファクシミリで受信した文書の収受)

第18条 第14条から前条までの規定は、ファクシミリで受信した文書の収受についても準用する。

(電子メールの受信)

第19条 各課の組織用電子メールアカウントあての電子メールは、課長が指名した組織用電子メール受信担当者が受信し、自ら処理を行う場合を除き、速やかに担当者に転送しなければならない。

2 職員用電子メールアカウントあての電子メールは、当該職員が処理を行うものとする。

3 受信した電子メールが他の所管に係るものであることが判明した場合は、当該電子メールを速やかに該当する課の組織用又は職員用の電子メールアカウントに転送するものとする。

(電子メールの処理)

第20条 電子メールを受信したときは、電子メールの本文及び添付電子文書を印刷し、第14条から第17条の規定により処理するものとする。ただし、電子メールの内容が軽易な場合で、収受の必要が無いときは、省略することができる。

(窓口事務に係る文書の取扱い)

第21条 窓口において処理する事務に係る各種申請書、申告書、届出書等で課において収受する必要のある文書については、課で収受し、処理するものとする。

2 前項の規定により課において収受し処理する文書は、文書収発簿又は第14条第4号の規定により課長が別に定める帳簿に必要な事項を記載し、文書の余白に収受印を押すものとする。ただし、課長は、総務課長と協議のうえ、帳簿の記載及び収受印を省略することができる。

第3章 起案、回議及び合議

(文書の起案)

第22条 事案で特に重要なものを処理しようとするときは、あらかじめ決裁権限を有する者の処理方針を確かめたのち起案するものとする。

(起案の方法)

第23条 起案は、起案用紙(以下「起案書」という。)により起案しなければならない。ただし、課の個別事務でその処理について、特定の帳簿又は用紙を用いることが適当とするものは、当該課長が定める帳簿又は用紙を用い、定例若しくは軽易なものは文書の余白等を利用して行うことができる。

2 起案は、平易又は簡明を旨とし、字画は明瞭に書くほか、次によらなければならない。

(1) すべて標題を付し、結論を先にし、処理の目的、理由、説明、経過等を記し、箇条書きにする等留意すること。ただし、軽易な事案及び定例的な事案に係る起案については、簡明を旨とし省略できるものとすること。

(2) 関係事案は、支障のない限り一括して起案すること。

(3) 起案が収受文書に基づくものである場合は、その収受文書を添えること。

(4) 事案が重要又は異例なものは、関係法令、事実の調査、前例その他の参考事項を記載するとともに関係書類を添え、起案の根拠及び理由を明らかにしておくこと。

(5) 五泉市事務処理規則(平成18年五泉市規則第10号)の定めるところにより決裁区分及び合議先を明らかにし、取扱い及び施行上の注意を明示すること。

(起案書の使用要領)

第24条 起案書の使用に当たっては、次によらなければならない。

(1) 合議が必要な場合は、所定欄にその合議先を記載すること。

(2) 施行上の注意は、次に掲げるところにより所定欄に表示すること。

 例規とするもの 例規

 急を要するもの 至急

 市広報に登載する事項を内容とするもの 市広報登載

 電報をもって発するもの 電報

 小包郵便によって発送するもの 小包

 特殊取扱いの郵便によって発送するもの

書留

速達

配達証明

内容証明等

 ファクシミリによって発送するもの ファクシミリ

 電子メールによって発送するもの 電子メール

 その他施行上の注意「はがき」「添付物有り」等簡明に記載すること。

(3) 公開の可否、非公開理由、非公開期限、文書分類、記号、文書番号、受理年月日(収受文書に基づく起案の場合に限る。)、起案年月日、所属課係名等をそれぞれ所定欄に記載し、起案者の職及び氏名を記載して押印すること。

(決裁及び回議)

第25条 起案文書は、五泉市事務処理規則により定められた事務決裁区分により、起案者から順次直属の上司を経て、決裁権者の決裁を受けなければならない。

(合議)

第26条 起案の内容が他課に関係ある場合は、当該起案書を関係課長に合議しなければならない。

2 2以上の合議先に合議を要するものは、当該事案に関係の深い課から、合議するものとする。

3 合議を受けた課は、直ちに意見を調整し、異議のないときは承認し、異議があるときは理由を付して起案文書を担当課に返付しなければならない。

4 合議を受けた課において起案事項に異議のあるときは、起案担当課と協議して調整し、なお、意見の一致しないときは、課内にあっては課長が、課相互間にあっては副市長が裁定するものとする。

5 合議を受けた事案について、その決裁の結果を知りたい場合は、起案書の認印した箇所に「要再回」と記し、再度回付を受けることができる。この場合、確認を終えたときは、その箇所に認印して返付するものとする。

6 次に掲げるもののうち第1号から第4号までについては総務課長に、第5号については財政課長及び企画政策課長に合議しなければならない。

(1) 条例、規則及び訓令の制定改廃に関するもの

(2) 依命通達及び通達のうち必要と認めるもの

(3) 疑義にわたる法規の解釈、適用等法規上問題となるもの

(4) 議会の議決を経るべき事件に関するもの

(5) 事業の総合計画及び事業の実施等に関するもので予算が伴うもの

(回議及び合議の促進)

第27条 回議及び合議に当たって起案文書に認印する課員は、当該起案の意思決定に必要な最小限度とし、原則として、回議に当たっては主務係長、課長補佐及び課長、合議にあっては合議を受けた課の課長のみとする。

(代決及び後閲)

第28条 決裁者が不在であるときに五泉市事務処理規則の定めるところにより代決するときは、所定の欄に「代」と朱書きするものとする。

2 代決を行った場合において、決裁者の後閲を要するものは、起案文書の所定の欄に「要後閲」と明記し、起案者の責任において速やかに決裁者の閲覧に付さなければならない。

3 係長以上の職にある者で決裁者より下位の職にある者が不在であるときに、事案の処理について緊急を要するときは、上司は、当該職員を後閲扱いとし、承認又は決裁を行うことができる。

(起案内容の修正)

第29条 起案文書の記載事項のうち用字、用語、文体等の表記上の問題を除き、その内容を訂正した場合は、訂正した者が、その箇所に認印しなければならない。

2 起案の内容が著しく修正された場合は、起案者において、修正前に決裁又は合議した関係者に当該起案書を回覧し、又はその旨を連絡しなければならない。当該起案が廃棄になった場合も、また同様とする。

(決裁月日の記入)

第30条 決裁を終えた起案文書は、決裁者又は起案者において、所定の欄に決裁年月日を記入しておかなければならない。

第4章 施行

(文書の施行)

第31条 決裁済文書は、特に指示がある場合を除き、速やかに浄書、発送等の方法により施行しなければならない。

(浄書)

第32条 浄書は、次により行わなければならない。

(1) かい書とすること。

(2) 用紙に規格又は様式のあるものは、これによること。

(3) 浄書文書は、決裁済文書と厳密に照合すること。

2 浄書は、主管課で行うものとする。

(公印及び契印)

第33条 文書は、五泉市公印規程(平成18年五泉市訓令第5号)第10条の規定による押印の承認を得たうえで公印を押し、発送又は施行の手続をしなければならない。ただし、別表第1に指示がある文書は、押印の省略を行うものとする。

2 契印は、文書の発行枚数を明らかにする必要があるとき、起案書と文書の間で行うものとする。

3 割印は、文書が2枚以上にわたるとき、差替え等を防ぐことを目的とし、権利に関係する文書について行うものとする。この場合において、割印に代えてパンチによる刻印を行うことができるものとする。

4 公印は、発信者名の最後の字の半分に掛けて押印する。

(秘密文書)

第34条 秘密又は親展の取扱いを要する文書を施行しようとするときは、その文書を封筒に入れ、「秘」又は「親展」の表示をしなければならない。

(市議会議案の処理)

第35条 市議会の議決(地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第96条第1項各号に掲げる事件の議決をいう。第3項において同じ。)若しくは承認、同意、報告等を要する文書は、決議後直ちにその決裁済文書を総務課長に送付しなければならない。

2 総務課長は、前項の規程により決裁済文書の送付を受けたときは、必要事項を審査し、所定の手続を取らなければならない。

3 前項の文書が市議会の議決を経て、若しくは承認及び同意、報告等を終えたときは、総務課長は、決裁済文書にその旨及び年月日を記載し、保存しなければならない。

(規則等の処理)

第36条 課長は、規則、告示及び公告を公示し、訓令及び訓を令達しようとするときは、その決裁済文書を総務課長に送付しなければならない。

2 総務課長は、前項の規定により決裁済文書の送付を受けたときは、必要事項を審査し、所定の手続を取らなければならない。

3 前項の文書が所定の手続を終えたときは、総務課長は、決裁済文書にその年月日を記載及び保存しなければならない。

(文書収発簿の記載)

第37条 前2条に掲げる文書以外の文書を施行しようとするときは、各課において、文書収発簿又は第14条第1項第4号の規定により別に課長が定める帳簿に必要事項を記載し、その処理経過及び完結の状況を明らかにしなければならない。

2 経由文書には、経由した旨を明らかにするため、その文書の余白に経由印を押さなければならない。

(発送手続)

第38条 文書を発送しようとするときは、宛先及び発信課名を明記した封筒等に入れ、指定する時間までに本庁は総務課、支所は地域振興課に送付しなければならない。

(発送の実施)

第39条 総務課及び村松支所地域振興課は、発送文書について、種別、量目別、特殊取扱区分等に取りまとめ、発送の手続を取らなければならない。ただし、各課において発送の手続を取り扱うことが適当であると認める文書は、各課において発送することができる。

2 前項の規定により発送する場合は、原則として料金後納取扱いをしなければならない。ただし、特別の事由により、これにより難いときは、この限りでない。

3 郵便切手又は官製はがきを使用して文書を発送する場合は、総務課又は村松支所地域振興課に請求しなければならない。

(ファクシミリ及び電子メールによる文書の施行)

第40条 次の各号のいずれにも該当する軽易な文書の施行については、ファクシミリ又は電子メールにより施行することができる。

(1) 権利義務に関係ないもの

(2) 秘密を保持する必要のないもの

(3) 公印の押印を省略することができるもの

(4) 相手方がファクシミリ又は電子メールによる文書の施行を了承したもの

(庁内文書の施行)

第41条 庁内文書は、グループウエアシステムの電子掲示板への掲載又は庁内電子メールによる送付等の電子的方法で施行することを原則とする。

(公告式)

第42条 条例、規則、規程等の公告式については、五泉市公告式条例(平成18年五泉市条例第3号)の定めるところによる。

(広報登載)

第43条 広報の登載については、五泉市広報発行規程(平成18年五泉市告示第1号)の定めるところによる。

(掲示)

第44条 五泉市公告式条例の規定により掲示を必要とする文書及び他の文書で掲示を必要とするときは、主管課において必要部数を作成し、総務課長に送付しなければならない。

2 総務課長は、前項の規定により文書の送付を受けたときは、必要事項を審査し、遅滞なく掲示の手続を取らなければならない。

(料金受取人払制度の利用)

第45条 料金受取人払の制度を利用しようとするときは、事前に総務課に申し出なければならない。

第5章 整理、保存、廃棄等

(文書整理の原則)

第46条 文書は、常に整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時に際して支障がないよう、あらかじめ適当な措置を講じておかなければならない。

2 作成、施行された文書は、的確に整理及び保管し、必要に応じて目的のものを迅速に取り出して利用できるように管理しなければならない。

3 未完結文書(決裁、閲覧等の事案の処理がまだ完結していない文書をいう。)は、常にその所在を明らかにし、整理し、担当者以外の者でも当該文書の所在及び処理状況を知ることができるようにしておかなければならない。

(文書種別及び保存期間)

第47条 処理完結した文書の保存期間及び種別は、次のとおりとし、その基準は、保存年限基準表(別表第2)に定めるところによる。

種別

保存期間

第1種

長期

第2種

10年

第3種

5年

第4種

2年

2 軽易な文書で、課長において処理完結によって廃棄しても差し支えないと認めるもの及び2年以上保存の必要を認めないものは、主管課において、前項の規定にかかわらず直ちに、又は一定期間経過後廃棄することができる。

(保存年限の設定、管理台帳等の作成等)

第48条 文書保存年限の決定又はその内容の変更は、主管課長が行うものとする。ただし、疑義がある場合は、総務課長と協議により決定するものとする。

2 主管課長は、文書保存年限を決定し、又はその内容を変更しようとするときは、前条第1項に規定する保存年限基準表、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮するものとする。

3 主管課長は、文書分類基準表(別表第3)に基づき、文書分類に文書の保存年限を定めなければならない。

4 主管課長は、毎年5月31日までに文書管理台帳を整理し、当該年度の文書管理状況を総務課長に報告しなければならない。

(保存期間の起算)

第49条 完結文書の保存期間は、当該文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、文書番号が暦年によるものは、当該文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。

(簿冊の登録及び作成)

第50条 各課の文書主任は、文書を保管するための簿冊を、次に定めるところにより作成する。

(1) 文書は、各課において1事案ごとに取りまとめ、文書分類基準表を基に書目を定め、簿冊を作成する。

(2) 簿冊は、背表紙を付し、作成年度、簿冊名、文書分類番号及び保存期間を明記し、保存種別により次のとおり色分けをする。

第1種 長期保存 赤色

第2種 10年保存 緑色

第3種 5年保存 黄色

第4種 2年保存 青色

(3) 簿冊は、原則として会計年度ごとに作成する。ただし、暦年により作成する簿冊については、暦年ごとに作成する。

(文書の編集)

第51条 担当者は、次に定めるところにより文書を簿冊に編集しなければならない。

(1) 2以上の分類に関連する事案に係る文書は、最も関係の深い分類によること。

(2) 相互に関係がある文書でその保存期間が異なるものは、同一事案に係る文書として編集することが適当なときに限り、長期間の種別とすること。

(3) 文書は、施行月日順に編集すること。

(4) 附属図表等で文書に編入が不便なものは、紙袋等に収めて整理すること。

(5) 編冊の厚さは、8センチメートルを限度とし、それを超える場合は分冊すること。ただし、特に必要があるものは、この限りでない。

(6) 少量の文書は、数年を通じて合冊することができる。この場合において、年度区分を明らかにするため区分紙を差し入れること。

(完結文書等の保管及び保存)

第52条 主管課長は、完結文書のうち当該年度に属するもの及び前年度に属するものは、課内の一定の場所に保管することを原則とし、その他のものは総務課長が指定した書庫に格納して保存するものとする。

2 前項に規定する文書以外の文書で常時使用する台帳、名簿その他の文書については、課内の一定の場所に保管するものとする。ただし、常時使用する必要がなくなったもの及び除冊されたものについては、前項の規定の例により保管及び保存をするものとする。

(書庫への格納)

第53条 編集及び製本の終了した完結文書は、課内で保管するものを除き、文書分類基準表の区分に従って分類し、文書箱に収納して書庫に格納するものとする。ただし、課長が管理上文書箱に収納しないほうが合理的と判断するときは、文書箱に収納しないで書庫に格納することができる。

第54条 主管課長は、書庫を常に清潔に保ち、湿気及び虫害を防ぐとともに、喫煙その他一切の火気を使用させてはならない。

(文書の廃棄)

第55条 主管課長は、文書が保存年限を経過したときは、速やかに、廃棄しなければならない。

2 主管課長は、「長期」保存の文書以外の文書で、保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書については、当該文書の保存年限の経過前においても、総務課長と協議して廃棄することができる。ただし、2年保存の文書については、総務課長との協議を要しない。

3 主管課長は、第1項の規定にかかわらず、なお、保存する必要があると認めるときは、総務課長と協議のうえ、更に保存年限を定めて保存することができる。

4 主管課長は、「長期」保存文書については、当該文書の起算日から10年ごとに保存の必要性を検討し、廃棄できるものは積極的に廃棄するよう努めなければならない。

5 主管課長は、前項の規定により「長期」保存文書を他の保存年限の文書に分類換えし、又は廃棄しようとする場合は、あらかじめ、総務課長に協議のうえ、市長の決裁を受けなければならない。

6 主管課長は、文書を廃棄しようとするときは、文書主任に文書廃棄(伺)を提出させなければならない。

7 主管課長は、文書を廃棄したときは文書管理台帳に廃棄年月日を記入し、経過を明らかにしておかなければならない。

(廃棄文書の処理)

第56条 廃棄を決定した文書のうち秘密に属する文書及び他に悪用されるおそれがある場合には、焼却し、裁断する等適当な方法を取らなければならない。

2 総務課長は、前項の焼却等の利便性を図るため、まとめて廃棄する日を設定しなければならない。

(歴史的文書の保存)

第57条 第55条第1項の規定にかかわらず、図書館長は、同項に規定する文書のうち歴史的価値があると認めるものについては、主管課長からこれを引き継ぎ、保存する。

第6章 秘密文書の取扱い

(秘密文書等の取扱い)

第58条 秘密の取扱いを要する文書(以下「秘密文書」という。)については、各課で適宜文書整理簿を設け、課長の指示に従い処理するものとする。

2 秘密文書が紛失し、又はその秘密が漏れたときは、直ちに総務課長に報告しなければならない。

(秘密文書の表示)

第59条 秘密文書で、秘密の取扱いを要する時期を限らないものにあっては「秘」の文字を、当該時期を限ったもの(以下「時限秘の秘密文書」という。)にあっては「時限秘」の文字を表示しなければならない。ただし、課長が不要としたものは、この限りでない。

2 時限秘の秘密文書には、秘密の取扱いを要する期限を明記しておかなければならない。

第7章 形式

(公示令達文書の種類及び性質)

第60条 公示令達文書の種類及び性質は、次に掲げるとおりとする。

(1) 条例 法第14条の規定に基づき制定するもの

(2) 規則 法第15条の規定に基づき制定するもの

(3) 告示 市長が、法令に定める事項又は処分、決定した事項等を市内一般に周知させる場合に発するもの

(4) 公告 法令の規定により公告すべき旨が規定されているものその他軽易と思われる事項を広く市内一般に周知させる場合に発するもの

(5) 訓令 職務運営上に基本事項等について補助機関又は職員に対して発する命令で、主として規程の形式をもってするもの

(6) 訓 市長が補助機関又は職員に対して、個別的に命令する場合に発するもので公表しないもの

(7) 内訓 市長が補助機関又は職員に対して発する命令で秘密に属するもの

(8) 指令 許可、認可の申請、願等に対し、市長が許否の意思表示をする場合に発するもの

(9) 達 市長が権限に基づいて特定の個人又は団体に対し命令する場合に発するもの

(文書記号及び番号)

第61条 文書には、記号及び番号を付さなければならない。

2 記号は、公示令達文書にあっては別表第4のとおりとし、その他の文書については別表第5のとおりとする。

3 番号は、記号に続けて「第 号」をもって記載することとし、公示令達文書(ただし、指令及び達を除く。)にあっては総務課において公示令達番号簿により公示令達番号を、指令、達、往復文書及び証明書等にあっては主管課において文書収発簿により文書番号をつけなければならない。

4 前項に規定する番号は、公示令達(指令及び達を除く。)番号にあっては毎年1月1日、それ以外にあっては、毎年4月1日を起点として付けるものとする。

5 同一事業に係る往復文書については、完結するまで同一の文書番号を用い、「号」の文字に続けて「の2」、「の3」と枝番号をつけるものとする。

6 第2項及び第3項の規定にかかわらず、指令、達、往復文書及び証明書等で通常の文書と区分して整理する必要があるものについては、当該主管課長が総務課長と協議して別に定める帳簿により記号及び番号をつけ、又は往復文書等のうち、軽易なものについては、文書番号を省略し、号外として処理することができる。

7 市議会の議案は、議案番号簿により毎年1月1日を起点として一連番号を付けるものとする。

(発信者名及びあて先名)

第62条 発送文書は、すべて市長名を用いる。ただし、事務委任等により職務権限を有する者は、その職氏名による。

2 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合においては、それぞれ当該各号に定める発信者名及びあて先名を用いることができる。

(1) 軽易な事案の場合 市役所名

(2) 庁内文書の場合のあて先及び発信者名 課長名等の職名

(3) 官公署等に発送する照会その他に対する回答文書(内容が課長専決に属するものに限る。)の場合のあて先名及び発信者名 課長名(職名のみを用い、氏名を省略することができる。)

(事務担当の表示)

第63条 施行する一般文書には、必要に応じて当該文書の末尾に課名、係名、電話番号等を表示する。

第8章 雑則

(刊行物等の送付等)

第64条 課長は、刊行物及び各種の統計、年報等(以下「刊行物等」という。)を作成したときは、速やかに総務課長に2部送付しなければならない。

2 総務課長は、課長から刊行物等の送付を受けた場合は、当該刊行物等が利用しやすいよう適当な方法で整理しなければならない。

(帳簿等の様式)

第65条 この規程に定める文書の処理に関する収受印、帳簿、用紙等の様式は、次のとおりとする。

(施行細則)

第66条 この規程の施行について必要な事項又はこの規程により処理し難いと認める文書の取扱いについては、総務課長が定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成18年1月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに、五泉市役所文書規程(昭和42年五泉市訓令第2号)又は村松町文書管理規程(平成9年村松町規程第5号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなし、期間の定めのあるものは通算する。

附 則(平成19年3月28日訓令第3号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成20年3月28日訓令第3号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成21年2月27日訓令第1号)

この訓令は、平成21年3月1日から施行する。

附 則(平成21年3月27日訓令第2号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月31日訓令第1号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成22年6月30日訓令第4号)

この訓令は、平成22年6月30日から施行する。

附 則(平成24年3月30日訓令第1号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成25年3月29日訓令第2号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成26年3月28日訓令第1号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成29年2月28日訓令第1号)

この訓令は、公布の日から施行する。ただし、第2条の規定は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成30年12月28日訓令第3号)

この訓令は、平成31年1月1日から施行する。

附 則(令和2年3月2日訓令第1号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

別表第1(第33条関係)

文書の種類

押印する

省略する

備考

照会文書


発信者名の下に「(押印省略)」と記載する。

回答(照会、依頼又は協議に付するもの)

送付(配布、掲示、周知等の依頼を含む。)

通知

案内等の事実の通知

権利関係の発生



協議

依頼

報告

申請

諮問

委嘱・任命

表彰状等

契約書

町内会、市民向けのお知らせ文書


「押印省略」、「事務連絡」等を記載しない。

書簡文書

内部文書


「押印省略」の記載はしない。

(注) 押印を省略する文書であっても、特に必要と認めるときは、この表にかかわらず、押印すること。

別表第2(第47条関係)

保存年限基準表

種別

保存年限

書目

第1種

長期

・議会の会議録、議案書及び議決書

・公印、各種財産及び備品台帳

・条例、規則及び規程原簿

・専決に関する書類

・重要な市史の資料となるもの

・重要な事業の計画、許可及びしゅん工等の書類

・職員人事(履歴、職階、進退及び賞罰)に関する書類

・褒章原簿

・重要な契約書

・不動産(契約、境界立会、登記、管理及び訴訟)に関する書類

・市民の登録に関する原簿

・起債(台帳、許可及び償還年次表)

・重要な機関の設置及び廃止に関する書類

・事務引継ぎに関する重要書類(市長又はこれに準ずる職務)

・文書保存台帳

・その他重要にして長期保存の必要があると認められる書類

第2種

10年

・調査統計(国勢、給与、商工業、農林業等)に関する書類

・地方交付税及び財政状況等調査算出資料

・職員人事(発令関係、出納員証、事故報告書等)に関する書類

・工事関係(設計、入札及び請負契約)に関する書類

・就学(学齢、免除及び区域外)に関する書類

・課税台帳等各種公課に関する書類

・陳情、請願等に関する書類

・補助金(国費、県費及び市費)に関する書類

・行政改革に関する書類

・不服申立て及び訴訟に関する書類

・その他10年保存の必要があると認められる書類

第3種

5年

・業務委託関係書類

・不動産の申請及び許可書類

・子ども手当等給付台帳

・収入・支出の日計表等の補助的な書類

・工事及び修繕等の設計書

・税関係申告書

・防災に関する書類

・調定及び収入・支出等伝票

・予算、決算及び出納に関する補助的な書類

・給与、手当の計算に関する書類

・統計調査(商業、工業、農林業等)に関する資料

・物品の購入及び処分に関する書類

・事務引継ぎに関する書類

・その他5年保存の必要があると認められる書類

第4種

2年

・文書の収受、発送及び処置に関する書類

・出勤、休暇、出張、忌服、身分、住所等の届けに関する書類

・業務等の日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの

・納税等の証明、交付、受給等の交付簿

・予算、補助金、給付等の算出の基礎となった整理簿

・消耗品等の受払に関する書類

・軽易な照会、回答等の往復文書

・処理の終わった一時限りの願い、届け及びこれに関する書類

別表第3(第48条、第50条、第53条関係)

文書分類基準表(大分類―中分類)

大分類

中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

00

共通

庶務

文書

人事

財務








01

総務

庶務

秘書交際

企画

組織運営

文書

法制

広報広聴

統計

公開



02

人事

庶務

任免

服務

給与

研修

福利厚生






03

財務

庶務

財政

予算

決算

出納

公債

税外収入

契約

財産管理



04

税務

庶務

税制

住民税

固定資産税

都市計画税

諸税

収納





05

住民

庶務

戸籍

住民記録

印鑑

諸証明

防災

安全

消費者




06

福祉

庶務

援護

生活保護

高齢者福祉

障害者福祉

母子・父子福祉

児童福祉

介護保険

国民年金



07

保健

庶務

母子保健

成人・老人保健

予防

国民健康保険

老人医療

後期高齢者医療





08

環境

庶務

環境保全

公害

廃棄物

生活衛生







09

産業

庶務

農業

農業土木

林業

畜産

水産業

商工業

観光

労政



10

建設

庶務

都市計画

道路橋梁

河川

公園緑地

住宅

建築物

建築指導

下水道

用地


11

教育文化

庶務

学務

学校教育

生涯学習

社会教育

スポーツ

文化・文化財

教育文化施設




12

議会

庶務

議員

本会議

委員会

協議会

調査






13

消防

庶務

企画

防災

予防

危険物

警防






14

上下水道

庶務

経理

工事

浄水

業務

下水道






15

委員会等

庶務

選挙管理委員会

監査委員

農業委員会

固定資産評価審査委員会






文書分類基準表(大分類―中分類―小分類)

大分類

中分類

小分類

00 共通

00 庶務

00 一般

01 議会

01 文書

00 一般

01 法制

02 公印

03 文書管理

04 情報公開

05 個人情報保護

02 人事

00 一般

01 服務

03 財務

00 一般

01 予算

02 決算

03 収入

04 支出

05 監査

06 物品

01 総務

00 庶務

00 一般

01 市制

02 市史

03 行政区域

04 庁舎管理

01 秘書交際

00 一般

01 秘書

02 儀式表彰

03 市長会

02 企画

00 一般

01 総合計画

02 広域行政

03 国内・国際交流

04 地域振興

05 地域情報化

06 人権・男女

03 組織運営

00 一般

01 行政改革

02 地方分権

03 庁内情報化

04 文書

00 一般

01 公告式

02 公印

03 文書管理

05 法制

00 一般

01 法令

02 例規

03 行政手続

04 訴訟

06 広報広聴

00 一般

01 広報

02 広聴

07 統計

00 一般

01 人口

02 農林

03 商業

04 教育

05 労働

06 その他

08 公開

00 一般

01 情報公開

02 個人情報保護

03 資産公開

02 人事

00 庶務

00 一般

01 人事制度

02 職員団体

01 任免

00 一般

01 採用

02 発令

03 職員配置

04 異動

05 昇給昇格

06 退職

02 服務

00 一般

01 勤務時間

02 給与

03 分限懲戒賞罰

03 給与

00 一般

01 職員給与

02 特別職報酬

03 諸手当

04 賃金

04 研修

00 一般

01 庁内研修

02 庁外研修

03 派遣研修

05 福利厚生

00 一般

01 健康管理

02 互助会

03 安全衛生

04 公務災害

05 共済組合

06 保険

03 財務

00 庶務

00 一般

01 財政

00 一般

01 財政計画

02 財政調査

03 財政公表

02 予算

00 一般

01 予算編成

02 予算書

03 執行管理

03 決算

00 一般

01 決算書

02 統計

04 出納

00 一般

01 出納管理

02 歳入

03 歳出

04 歳計外

05 公債

00 一般

01 計画

02 借入

03 償還

04 一時借入

06 税外収入

00 一般

01 地方交付税

02 譲与税

03 交付金

04 補助金

05 寄附金

06 その他収入

07 契約

00 一般

01 入札参加登録

02 工事契約

03 業務委託契約

04 売買契約

05 貸借契約

08 財産管理

00 一般

01 土地・建物

02 物品

03 車両

04 基金

05 その他の財産

04 税務

00 庶務

00 一般

01 税制

00 一般

01 税制

02 調査研究

03 不服審査

02 住民税

00 一般

01 普通徴収

02 特別徴収

03 法人

04 減免

03 固定資産税

00 一般

01 土地

02 家屋

03 償却資産

04 都市計画税

00 一般

01 土地

02 家屋

05 諸税

00 一般

01 軽自動車税

02 たばこ税

03 入湯税

04 鉱山税

05 特別土地保有税

06 収納

00 一般

01 収納

02 還付

03 滞納整理

04 納税組合

05 住民

00 庶務

00 一般

01 コミュニティ

01 戸籍

00 一般

01 届出

02 戸籍

03 除籍

04 身分

02 住民記録

00 一般

01 届出

02 戸籍

03 外国人

03 印鑑

00 一般

01 届出

02 登録

04 諸証明

00 一般

01 住民票

02 身分証明

03 戸籍証明

04 印鑑証明

05 自動車臨時運行

06 税証明

07 その他証明

05 防災

00 一般

01 防災計画

02 防火訓練

03 災害施設

04 火災予防

05 水防

06 消防団

07 災害救助

08 国民保護

06 安全

00 一般

01 防犯

02 交通安全対策

03 交通安全施設

04 交通共済

07 消費者

00 一般

01 消費者保護

02 消費者相談

06 福祉

00 庶務

00 一般

01 民生委員・児童委員

02 社会福祉協議会

03 日赤

01 援護

00 一般

01 行旅死亡人

02 戦傷病者

03 戦没者遺族

04 軍人恩給

05 災害救助

02 生活保護

00 一般

01 保護措置

02 医療費助成

03 高齢者福祉

00 一般

01 相談・指導

02 施設福祉

03 在宅福祉

04 生きがい対策

05 医療

04 障害者福祉

00 一般

01 身体障害者

02 知的障害者

03 福祉施設

04 助成

05 医療費助成

06 団体

05 母子・父子福祉

00 一般

01 福祉施設

02 資金貸付

03 扶養手当

04 医療費助成

06 児童福祉

00 一般

01 相談・指導

02 福祉施設

03 保育所

04 児童手当・子ども手当

05 特別児童手当

07 介護保険

00 一般

01 資格

02 賦課徴収

03 給付

08 国民年金

00 一般

01 適用

02 検認

03 給付

04 福祉年金

07 保健

00 庶務

00 一般

01 救急医療

01 母子保健

00 一般

01 健康教育

02 健康相談

03 健診・検診

04 訪問指導

02 成人・老人保健

00 一般

01 健康教育

02 健康相談

03 健診・検診

04 機能訓練

05 訪問指導

06 精神保健

03 予防

00 一般

01 健康づくり

02 予防接種

03 栄養指導

04 健診・検診

05 感染症

04 国民健康保険

00 一般

01 資格

02 賦課

03 収納

04 給付

05 第三者行為

06 運営協議会

07 特定健診

08 保健事業

05 老人医療

00 一般

01 資格

02 給付

03 第三者行為

06 後期高齢者医療

00 一般

01 資格

02 賦課徴収

03 給付

04 第三者行為

08 環境

00 庶務

00 一般

01 環境保全

00 一般

01 調査・計画

02 啓発・指導

03 自然保護

02 公害

00 一般

01 大気

02 水質

03 騒音・振動・悪臭

04 土壌・地盤沈下

05 苦情処理

03 廃棄物

00 一般

01 ごみ処理

02 し尿処理

03 処理施設

04 産業廃棄物

05 ごみ減量

06 再資源化

04 生活衛生

00 一般

01 公衆衛生

02 浄化槽

03 害虫駆除

04 狂犬病予防

05 獣畜処理

06 墓地・斎場

07 火葬場

09 産業

00 庶務

00 一般

01 農業

00 一般

01 農業振興

02 農政

03 主要食糧

04 生産調整

05 米穀対策

06 融資

02 農業土木

00 一般

01 土地改良

02 農道整備

03 集落排水

03 林業

00 一般

01 林業振興

02 林道

03 治山

04 保有林

04 畜産

00 一般

01 畜産振興

02 防疫衛生

03 家畜改良

04 畜産環境

05 水産業

00 一般

01 水産業振興

02 漁業許認可

06 商工業

00 一般

01 商業振興

02 工業振興

03 融資

04 企業誘致

05 計量

06 諸団体

07 観光

00 一般

01 観光振興

02 観光資源

03 観光行事

04 観光施設

05 諸団体

08 労政

00 一般

01 雇用対策

02 福利厚生

03 勤労者福祉

04 諸団体

10 建設

00 庶務

00 一般

01 工事検査

01 都市計画

00 一般

01 計画

02 開発計画

03 再開発

04 区画整理

02 道路橋梁

00 一般

01 調査計画

02 設計施工

03 維持管理

04 許認可

05 災害復旧

06 認定廃止

03 河川

00 一般

01 調査計画

02 設計施工

03 維持管理

04 許認可

05 災害復旧

04 公園緑地

00 一般

01 調査計画

02 設計施工

03 維持管理

04 許認可

05 災害復旧

05 住宅

00 一般

01 調査計画

02 設計施工

03 維持管理

06 建築物

00 一般

01 調査計画

02 設計施工

03 維持管理

04 許認可

05 災害復旧

07 建築指導

00 一般

01 建築許可

02 建築確認

08 下水道

00 一般

01 調査計画

02 設計施工

03 維持管理

04 排水設備

05 負担金

06 使用料

09 用地

00 一般

01 用地取得

02 登記

03 公有地

04 公有水面

05 境界

11 教育文化

00 庶務

00 一般

01 教育文化

01 学務

00 一般

01 教職員

02 学制

03 奨学奨励

04 各種補助金

05 教育研究

02 学校教育

00 一般

01 学校運営

02 指導

03 教科書・教材

04 学校給食

05 学校保健

06 学校安全

07 学校体育

03 生涯学習

00 一般

01 計画

02 振興

04 社会教育

00 一般

01 青少年教育

02 成人教育

03 人権教育

04 諸団体

05 スポーツ

00 一般

01 振興

02 施設整備

03 諸団体

06 文化・文化財

00 一般

01 文化財保護

02 諸団体

07 教育文化施設

00 一般

01 公民館

02 図書館

03 その他施設

12 議会

00 庶務

00 一般

01 議員

00 一般

01 議員履歴

02 諸会派

03 共済

04 表彰

02 本会議

00 一般

01 議事

02 議案・意見書

03 議決

04 会議録

05 陳情・請願・要望

03 委員会

00 一般

01 常任委員会

02 特別委員会

03 議会運営委員会

04 協議会

00 一般

01 議長会

02 各協議会

03 全員協議会

05 調査

00 一般

01 行政視察

02 照会回答

13 消防

00 庶務

00 一般

01 諸証明

02 諸団体

01 企画

00 一般

01 企画

02 行事

03 統計

04 広報

02 防災

00 一般

01 防災計画

02 防災組織

03 防災施設

04 災害記録

03 予防

00 一般

01 火災予防

02 建築確認

03 消防設備

04 防火管理・指導

05 届出

06 調査

04 危険物

00 一般

01 届出

02 許可・申請書

05 警防

00 一般

01 警防計画

02 救急・救助

03 消防水利

04 車両・機械

14 上下水道

00 庶務

00 一般

01 文書

02 人事

03 給与

04 労務

05 厚生

01 経理

00 一般

01 予算

02 決算

03 出納

04 財産管理

02 工事

00 一般

01 配水管

02 給水

03 維持

03 浄水

00 一般

01 送水

02 施設管理

03 水源地

04 水質管理

04 業務

00 一般

01 検針

02 収納

03 料金

04 負担金

05 使用料

05 下水道

00 一般

01 調査計画

02 設計施工

03 維持管理

04 排水設備

15 委員会等

00 庶務

00 一般

01 選挙管理委員会

00 一般

01 委員会

02 選挙人名簿

03 国関係選挙

04 県関係選挙

05 市関係選挙

06 その他の選挙

02 監査委員

00 一般

01 委員会

02 定期監査

03 決算審査

04 例月出納検査

05 住民監査

06 その他の監査

07 公表

03 農業委員会

00 一般

01 委員会

02 農政

03 農地

04 農業者年金

04 ―

05 固定資産評価審査委員会

00 一般

01 委員会

02 審査

別表第4(第61条関係)

公示令達文書

記号

条例

五泉市条例

規則

五泉市規則

告示

五泉市告示

公告

五泉市公告

訓令

五泉市訓令

五泉市訓

内訓

○○内訓

指令

○○指令

○○達

備考 ○印は別に所管課の文書記号を示す。

別表第5(第61条関係)

課名

記号

総務課

五総

企画政策課

五企

財政課

五財

税務課

五税

市民課

五市

環境保全課

五環

健康福祉課

五健

高齢福祉課

五高

こども課

五こ

農林課

五農

商工観光課

五商

都市整備課

五都

会計課

五会

地域振興課

五支所地

消防本部

五消本

消防署

五消

消防署村松分署

五分消

議会事務局

五議

教育委員会学校教育課

五教学

教育委員会生涯学習課

五教生

教育委員会スポーツ推進課

五教ス

教育委員会公民館

五公

青少年育成センター

五青セ

五泉市立図書館

五教図

生涯学習課村松事務所

五事教生

選挙管理委員会事務局

五選

監査委員事務局

五監

固定資産評価審査委員会

五固審

農業委員会事務局

五農委

農業委員会村松事務所

五事農委

上下水道局(水道事業)

五水局

上下水道局(下水道事業)

五下水

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五泉市文書規程

平成18年1月1日 訓令第4号

(令和2年4月1日施行)

体系情報
第3編 行政通則/第2章 文書・公印
沿革情報
平成18年1月1日 訓令第4号
平成19年3月28日 訓令第3号
平成20年3月28日 訓令第3号
平成21年2月27日 訓令第1号
平成21年3月27日 訓令第2号
平成22年3月31日 訓令第1号
平成22年6月30日 訓令第4号
平成24年3月30日 訓令第1号
平成25年3月29日 訓令第2号
平成26年3月28日 訓令第1号
平成29年2月28日 訓令第1号
平成30年12月28日 訓令第3号
令和2年3月2日 訓令第1号