(趣旨)

第1条　この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第66条第1項に規定する安全管理措置として、五泉市(以下「市」という。)の機関の保有個人情報の適正な取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条　この規程で使用する用語は、個人情報保護法及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)において使用する用語の例による。

(適用範囲)

第3条　この規程は、市長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会、消防本部及び上下水道局並びに財産区の職員に適用する。

(総括保護管理者)

第4条　市に、総括保護管理者を1人置くこととし、副市長をもって充てる。

(保護管理者)

第5条　保有個人情報を取り扱う各課等に、保護管理者を1人置くこととし、当該課等の長又はこれに代わる者をもって充てる。

(保護担当者)

第6条　保有個人情報を取り扱う各課等に、当該課等の保護管理者が指定する保護担当者を1人又は複数人置く。

(監査責任者)

第7条　市に、監査責任者を1人置くこととし、総務課長をもって充てる。

(保有個人情報の適切な管理のための委員会)

第8条　総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡及び調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催するものとする。

(教育研修)

第9条　総括保護管理者は、職員に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、保有個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。

(職員の責務)

第10条　職員は、個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。

(アクセス制限)

第11条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員の範囲及び当該アクセス権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。

(複製等の制限)

第12条　職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次に掲げる行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、職員は、保護管理者の指示に従い行うものとする。

(誤りの訂正等)

第13条　職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。

(媒体の管理等)

第14条　職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行うものとする。

(誤送付等の防止)

第15条　職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務及び事業において取り扱う保有個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。

(廃棄等)

第16条　職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。以下同じ。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により、当該保有個人情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。

(保有個人情報の取扱状況の記録)

第17条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱い状況について記録するものとする。

(外的環境の把握)

第18条　保有個人情報が外国(民間事業者が提供するクラウドサービスを利用する場合においては、クラウドサービス提供事業者が所在する外国及び個人データが保存されるサーバが所在する外国をいう。)において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

(個人番号の利用の制限)

第19条　保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務(番号法に基づき、五泉市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年五泉市条例第32号)で定めた事務を含む。)に限定するものとする。

(個人番号の提供の求めの制限)

第20条　職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報等の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第21条　事務取扱担当者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集及び保管の制限)

第22条　職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を収集し、又は保管してはならない。

(取扱区域)

第23条　保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。

(アクセス制御)

第24条　保護管理者は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第37条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等の当該保有個人情報へのアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス記録)

第25条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス状況の監視)

第26条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のため、保有個人情報を含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずるものとする。

(管理者権限の設定)

第27条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。

(外部からの不正アクセスの防止)

第28条　保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第29条　保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。

(情報システムにおける保有個人情報の処理)

第30条　職員は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は、不要となった情報を速やかに消去するものとする。

(暗号化)

第31条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。

(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)

第32条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の漏えい等の防止のため、記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。

(端末の限定)

第33条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。

(端末の盗難防止等)

第34条　保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。

(端末の外部持出し等)

第35条　職員は、保護管理者が必要であると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。

(第三者の閲覧防止)

第36条　職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。

(入力情報の照合等)

第37条　職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。

(バックアップ)

第38条　保護管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップの作成等、必要に応じて分散保管のための措置を講ずるものとする。

(情報システム設計書等の管理)

第39条　保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。

(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)

第40条　保護管理者は、情報システムを構築し、又は利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第26条第1項第2号に規定するサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保するものとする。

(入退管理)

第41条　保護管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「電算室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。保有個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。

(電算室等の管理)

第42条　保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、電算室等に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。

(保有個人情報の提供)

第43条　保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報(特定個人情報等を除く。以下この条において同じ。)を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わすものとする。

(特定個人情報等の提供の制限)

第44条　職員は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。

(業務の委託等)

第45条　保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、保有個人情報の適切な管理を行う能力を有しないものを選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。この場合において、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、保有個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。

(事案の報告及び再発防止措置)

第46条　保有個人情報の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全管理の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告するものとする。

(法に基づく報告及び通知)

第47条　個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合には、前条に規定するところと並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力するものとする。

(公表等)

第48条　総括保護管理者は、個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への連絡等の措置を講ずるものとする。

(監査)

第49条　監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について、定期に又は必要に応じ監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(点検)

第50条　保護管理者は、各課等における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(評価及び見直し)

第51条　総括保護管理者及び保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。

(他の制度との関係)

第52条　他の規程その他の定めにより、情報システムの管理に関する事項について、この規程と別段の定めが設けられている場合にあっては、この規程に定めるもののほか、当該規程その他の定めるところによる。